Автоматизация процесса доставки заказов с помощью модулей интеграции транспортных компаний ApiShip и Почта России от Mariusweb

Мы предлагаем вам статью о практически полной автоматизации логистики электронной торговли для интернет-магазинов и маркетплейсов на базе модулей интеграции трансопрный компания ApiShip и Почты России от вебстудии Maurisweb. В статье описан процесс перемещения товаров на примере доставки заказа до покупателя. Также статья показывает решение конкретных задач на примерах интернет-магазинов и маркетплейсов.

Доставка товаров дол покупателя – это один из важнейших процессов электронной торговли. От того, как быстро будет доставлен товар покупателю, будет ли он доставлен в целости и сохранности, было ли покупателю удобно получать заказ, зависит, вернется ли покупатель на вашу площадку за новыми покупалками. Быстрая, удобная и аккуратная доставка создает приятное впечатление обо всем сервисе. Поэтому так важно досконально проработать и автоматизировать этот процесс, исключить сбои, ошибки и неточности. Именно это позволяют сделать модули ApiShip и Почта России.

ApiShip и Почта России – это больше, чем калькулятор доставки

Часто эти два модуля путают с обычными калькуляторами доставки, предлагаемыми другими веб-студиями. Однако их функционал намного шире и позволяет сделать гораздо больше. Обычный калькулятор делает запрос в службу доставки, рассчитывает стоимость доставки и выдает ее покупателю. На этом его работа заканчивается. При этом за каждый расчет с вас берут деньги.

Модули интеграции служб доставки, безусловно, тоже рассчитывают стоимость доставки, но это лишь маленькая толика тех задач, которые они позволяют решить. Они также берут на себя:

• Создание заказа на доставку в транспортной компании;
• Оформление документов на основе информации о заказе;
• Отслеживание соответствия отправления требованиям тарифа;
• Отслеживание движения заказа от момента передачи в транспортную компанию до момента вручения покупателю.

При этом ни за одну из этих операций вам не придется платить дополнительно: вы оплачиваете только сами модули.

Как выглядит работа с доставкой без модулей интеграции транспортных компаний

К сожалению, в большинстве случаев основную работу администраторам торговых площадок и сотрудникам склада приходится проделать вручную. Это, в свою очередь, приводит к целому ряду трудностей:

• Затраты на оплату работы дополнительного персонала;
• Огромный расход времени на выполнение элементарных задач;
• Регулярные ошибки, допускаемые персоналом из-за высоких нагрузок.

Ниже мы поэтапно разберем всю цепочку доставки товаров до покупателя с указанием слабых мест такого способа организации труда.

Упаковка товара

Покупатель делает заказ, кладовщик получает информацию о нем: данные покупателя, список товаров, выбранные покупателем транспортная компания и тариф. На этой стадии кладовщик должен найти информацию о тарифе, уточнить допустимые габариты и вес отправления и подобрать коробку, которая будет соответствовать этим требованиям, и в которую поместятся все товары из списка. Также необходимо убедиться, что все необходимые товары наличествуют на складе, собрать их и упаковать. В случае, если какого-то товара нет, кладовщик передает информацию об этом администратору, чтобы тот оповестил покупателя о корректировке заказа. Товары необходимо снять с баланса склада в программе складского учета. Все это требует много времени и сил.

Как вариант: поставить на эту работу двух человек: один занимается обработкой заказов, соблюдением требований транспортных компаний, подбором упаковочной тары, другой непосредственно упаковывает товары в подобранную первым тару. Однако это сразу удорожает процесс, так как требует найма дополнительного сотрудника.

Передача заказа в транспортную компанию

Администратор отслеживает статусы заказов. На этой стадии он должен своевременно отправлять заявки на доставку уже упакованных заказов. Если кладовщик что-то напутал с габаритами, транспортная компания может отказаться доставлять заказ, не соответствующий требованиям тарифа. Заказ возвращается на переупаковку.

После того, как транспортная компания принимает заказ, администратор подготавливает сопроводительные документы. Он также должен свериться с требованиями компании: какие документы необходимы и в какой форме.

Подготовленные документы распечатываются и передаются кладовщику. Он наклеивает адресные ярлыки на короба, а остальные документы вкладывает внутрь короба.

Отслеживание движения заказа до вручения покупателю

После того, как заказ будет передан с транспортную компанию, покупателю на емейл должно уйти уведомление о том, что заказ в пути. В идеале покупатель должен иметь возможность отслеживать движение заказа в личном кабинете. Для этого администратор должен также отслеживать движение товара на сайте транспортной компании и вручную менять статусы на сайте интернет-магазина.

Если товар подлежит маркировке Честного знака, то после вручения заказа администратор должен отправить идентификатор товара в Честный знак. И хорошо, если кладовщик не забыл его переписать.

Возврат товара

Если покупатель решил вернуть товар, то его необходимо забрать из службы доставки, обработать, вернуть покупателю деньги, а также вернуть товары на баланс склада. При этом если покупатель вернул товар в пятницу, то сотрудник, занимающийся работой с возвратами, может увидеть его только в понедельник. Все это время покупатель будет ждать возврата денег.

Получается сложная и трудоемкая схема, требующая найма дополнительных сотрудников. Очень много лишних телодвижений, очень многие вещи приходится делать вручную.

Автоматизация доставки с новыми модулями интеграции с транспортными компаниями

Два модуля позволят вам автоматизировать взаимодействие сразу более чем с сорока транспортными компаниями. При этом вам не придется ставить новый модуль при подключении каждой следующей компании. Вы заключаете договор, вводите свои данные в настройках модуля, и компания подключена.

После установки и настройки модулей вы сможете практически полностью автоматизировать доставку товаров. Вам потребуется минимум сотрудников и минимум внимания с вашей стороны. Особенно эффективно они работают в тандеме с модулем платежной системы CloudPayments

Процесс доставки товаров с модулями интеграции транспортных компаний

1. Покупатель выбирает товары и складывает их в корзину.
2. В чекауте покупатель видит все доступные ему способы доставки с учетом региона, веса товаров и их габаритов. Для каждого способа доставки уже рассчитана стоимость.
3. Если покупатель выбирает доставку до ПВЗ, то ему подгружается список пунктов выдачи и карта с их местоположением, чтобы он мог выбрать наиболее удобный для себя.
4. После завершения оформления покупки деньги замораживаются на счету покупателя.
5. Информация о заказе, в том числе список товаров, транспортная компания и тариф, попадает к кладовщику.
6. Он в несколько кликов убеждается, все ли товары в наличие, и проверяет, в каких секциях они находятся.
7. Если какого-то товара нет в наличие, кладовщик отмечает это в личном кабинете, заказ автоматически корректируется, покупателю уходит уведомление об изменении заказа.
8. Если товар подлежит маркировке Чистого знака, кладовщик вбивает идентификатор в личном кабинете в информации о заказе.
9. Собрав товары, он упаковывает их в коробку и указывает ее габариты в личном кабинете. Модуль автоматически сверяет размеры и вес коробки с требованиями тарифа, и, если они не соблюдены, информирует об этом кладовщика. Он сразу может переупаковать товар.
10. После завершения упаковки кладовщик закрывает заказ и выставляет ему статус «Готов к забору транспортной компанией». В этот момент автоматически создается заказ в транспортную компанию и передаются все данные покупателя и заказа.
11. Автоматически формируются сопроводительные документы с учетом требований транспортной компании. Кладовщик на месте распечатывает их. Адресные ярлыки он наклеивает на короб, остальные документы вкладываются внутрь.
12. Подготовленный заказ передаётся в транспортную компанию. Покупатель получает уведомление о том, что отправление уже в пути. Деньги со счета покупателя поступают на счет магазина.
13. Если заказ вовремя не был сдан в транспортную компанию, он автоматически отменяется. Покупатель получает уведомление об отмене заказа, деньги возвращаются на его счет.
14. Модуль отслеживает изменения статусов в транспортной компании и автоматически изменяет их. Отслеживать статусы может и покупатель в личном кабинете, и администратор в административной панели.
15. На ключевых стадиях движения заказа (заказ прибыл в город название, заказ в отделении связи, заказ передан курьеру и так далее) покупатель получает уведомления на почту, в социальных сетях или мессенджерах, в зависимости от настроек.
16. Когда покупатель получит заказ, его статус автоматически изменится на завершен. Будет выбит закрывающий чек, уйдет отчет в налоговую через ОФД. Если товар подлежит маркировке Честный знак, идентификатор уходит в Честный знак автоматически.
17. Если покупатель не забрал посылку с ПВЗ, по окончании срока хранения автоматически создается заказ на обратную доставку заказа. Курьер забирает отправление и возвращает на склад продавца или на адрес, указанный в договоре. Статус заказа автоматически меняется на «Отменен», деньги возвращаются покупателю.
18. Коробку с заказом передают кладовщику, он вскрывает ее и ставит товар на баланс склада в программе складского учета.
19. Коробка с заказом попадает к кладовщику. Он вскрывает ее, проверяет комплектность товаров и ставит их на баланс в программе складского учета.

 

Увеличение процента выкупа товаров, отправляемых наложенным платежом

Отправка товаров наложенным платежом – это всегда риск не выкупа. Покупатель еще не отдал деньги за товар, и психологически не считает его купленным. Он может купить товар в другом месте, забыть о нем, просо решить не выкупать товар из отделения. В результате магазин несет убытки, оплачивая перемещение товара сначала до ПВЗ, затем обратно на свой склад.

Согласно статистике, если покупателю вовремя напомнить о том, что его посылка уже лежит в пункте выдачи, он с большей вероятностью выкупит товар. Но для того, чтобы сделать это, нужно внимательно отслеживать судьбу каждой посылки.

Модули интеграции транспортных компаний показывают местоположение посылки в каждый момент времени. Соответственно, администратор магазина может ежедневно отслеживать судьбу заказов, отправленных наложенным платежом, и обзванивать покупателей, напоминая им: «Ваша посылка уже три дня лежит в пункте выдачи. Обратите внимание, срок хранения товара 7 дней. Скоро ваша посылка вернется на склад отправителя».

Маркетплейс в аналогичной ситуации может, в зависимости от особенностей бизнес-процесса, также самостоятельно обзванивать клиента, или же передать эту обязанность продавцам. В результате маркетплейс одновременно увеличит процент выкупа заказов, и сэкономит время на взаимодействии с покупателями.

Возврат товара по тарифу «Легкий возврат» Почты России

Если вы работаете с Почтой России, то можете предложить покупателям оформлять возврат по специальному тарифу – «Легкий возврат». Покупатель заходит в свой личный кабинет, оформляет возврат и получает уникальный номер. Дальше он идет в отделение Почты России, передает им посылку и полученный номер. Сотрудники почты забирают посылку и оформляют ее только по номеру, никаких документов, включая паспорта, от отправителя не потребуется. Стоимость доставки по этому тарифа в два раза ниже обычной.

Плюсы и дополнительные функции модулей интеграции транспортных компаний

Использование двух модулей вместо 40 для каждой транспортной компанией – это ускорение работы сайта, снижение нагрузки на сервер, упрощение настроек. При этом Почта России есть и в списке модуля ApiShip, однако если вы работаете с Почтой России, лучше все же использовать для нее отдельный модуль, так как он предлагает расширенный функционал.

В частности, ApiShip предлагает 20 различных статусов доставки, тогда как у Почты России 350 статусов, что позволяет более гибко настраивать оповещения о доставке. Кроме того, модуль почты России поддерживает больше тарифов. И новые тарифы прежде всего появляются именно в этом модуле. Ниже мы подробнее рассмотрим отдельные функции модулей интеграции транспортных компаний, чтобы вы смогли полнее оценить все плюс их использования.

Расчет стоимости доставки

Благодаря гибким настройкам модуля, вы сможете настроить нужное количество способов доставки с учетом особенностей тарифов, а также подстраиваясь под собственные потребности и особенности бизнес-процесса.

Вы можете настроить два способа доставки, один из которых предлагает покупателям бесплатную доставку, а другой – оплачивается покупателем. При этом отличаться они могут, например, габаритами или весом товаров.

Также вы сможете автоматически добавлять нежную сумму к автоматически рассчитанной стоимости доставки, например, чтобы нивелировать риски неверного расчета стоимости доставки из-за неверно указанных габаритов товаров.

Работа с весом и габаритами: размеры и вес товара не указаны в карточке товара

К сожалению, поставщики корректно и полно указывают вес и габариты (ширина, высота, длинна) товаров только в  30% случаев. При этом продавец может напрямую не контактировать с товарами, то есть, откорректировать данные о товаре он не может. При этом без указания веса и габаритов транспортные компании не смогут рассчитать стоимость доставки. Покупатель получит отказ в оформлении товара и уйдет на другой сайт.

Для решения этой проблемы в модулях интеграции транспортных компаний указываются габариты товара по умолчанию. Обычно берутся средние размеры для той категории товаров, с которой работает продавец.

При оформлении заказа, если у товара не указан один или несколько габаритов, для расчётов используются габариты по умолчанию из настроек.

Позднее, при упаковке, кладовщик укажет реальный размер отправления, и транспортная компания пересчитает стоимость доставки. Для погашения затрат на доплату в таких случаях интернет-магазин может закладывать риски в стоимость доставки.

Работа с весом и габаритами: размеры товара меньше минимальных, указанных в ограничении тарифа

В настройках модуля можно и нужно указать размеры минимального отправления. Это необходимо, чтобы покупатель мог приобрести мелкие товары, которые не дотягивают по размерам до минимальных требований тарифов транспортных компаний.

Обычно при создании заказа в транспортную компанию передаются непосредственно размеры товара, и, если они меньше необходимого, покупатель получал отказ в оформлении доставки. Модули интеграции транспортных компаний при оформлении заказа в службу доставки передает уже размер всего отправления, а при расчетах стоимости использует минимальные размеры по умолчанию, указанные в настройках модуля.

В результате покупатель может приобретать товары любых размеров: семена, запчасти для мелкой электроники, рыболовные крючки и так далее. В не зависимости то того, насколько маленьким будет купленный товар, стоимость доставки будет рассчитана быстро и корректно, а заказ будет передан в транспортную компанию и зарегистрирован. А, главное, доставлен покупателю в срок и наиболее удобным для него способом.

Заключение договора с транспортной компанией: интернет-магазин

Важный вопрос – под чьим договором оформлять доставку товаров. Варианты есть для практически всех форм работы.

Разве что интернет-магазин, торгующий со своего склада, однозначно напрямую оформляет договор с транспортными компаниями. Во всех остальных случаях есть другие варианты.

Например, если интернет-магазин торгует товарами со склада поставщика, то договор с транспортной компанией может быть заключен не интернет-магазином, а поставщиком. В этом случае оформление заказа будет происходить в личном кабинете поставщика. У магазина доступа к нему не будет, однако администратор сможет отслеживать движение заказа по оперативно изменяющимся статусам.

Заключение договора с транспортной компанией: маркетплейс

Для маркетплейса также существует два варианта.

Если маркетплейс заключает договор с транспортной компанией напрямую, то сможет предложить покупателям приятные цены на доставку за счет большого количества доставок.

Чтобы снизить затраты на переплату за доставку товаров, габариты которых не указаны или указаны не верно, маркетплейс может прописать в договоре, что разница между той суммой, которая была получена за доставку с покупателя, и той суммой, которую в итоге придется отдать за доставку, выплачивается продавцом.

Такое дополнение к договору быстро дисциплинируют продавцов, заставят их внимательно отслеживать корректность заполнения карточек товара.

Также Маркетплейса может предложить продавцам приятные условия сотрудничества в обмен на то, что они делают доставку для покупателей бесплатной, то есть, сами оплачивают доставку. В этом случае, конечно же, удобнее, чтобы каждый продавец сам заключал договор с транспортными компаниями.

Причем это нисколько не усложняет настройку модуля. Продавцу необходимо лишь ввести ключ и токен, выданные транспортной компанией, чтобы настроить интеграцию с API.

Надежность работы модулей интеграции транспортных компаний

Сайты транспортных компаний могут быть не доступны из-за пиковых нагрузок или технических работ. Модули интеграции транспортных компаний хранят информацию о тарифах и ранее рассчитанной стоимости заказа. Даже в случае сбоя на стороне транспортной компании стоимость доставки будет рассчитана, а заказ на доставку оправлен в транспортную компанию и зарегистрирован после того, как сайт транспортной компании начнет работать.

Модули интеграции транспортных компаний позволяют максимально автоматизировать процесс доставки товаров до покупателя. И чем полнее вы используете их возможности, тем меньше вам придется делать самостоятельно, вручную.

Безусловно, нам есть еще, что сказать об организации интернет-торговли вообще, и логистики в частности. Это огромная и необъятная тема, содержащая множество нюансов, которые необходимо учитывать, множество задач, которые необходимо решать. Мы можем предложить решения большинства из них для самых разных моделей работы, таких, как:

• Интернет-магазин, торгующий своими товарами;
• Интернет-магазин, торгующий товарами других поставщиков с закупкой после продажи товара: автоматическое формирование закупок на основании заказов о покупателей, контроль остатков от поставщиков;
• Торговля в сегменте b2b: автоматизация работы с оптовыми клиентами, учёт всех оптовиков в документообороте 1С или других программах складского учета, выставление счетов, контроль оплаты и так далее;
• Маркетплейсы: контроль работы с регламентами, товарами продавцы, нормализацией карточки товара, контроль оплаты, контролем действий продавцов.

Об этом можно говорить бесконечно, однако объем статьи уже сейчас получился немаленьким, и мы боимся вас утомить большим количеством информации. На нашем сайте вы найдете большой выбор готового функционала, решающего конкретные задачи в интернет-торговле. Но даже если вы не сможете найти модуль, которые решает вашу конкретную задачу, вы можете оставить заявку на разработку необходимого функционала. У нас огромный опыт разработки модулей для платформ CS-Cart и CS-Cart Multi-Vendor. Мы всегда подскажем, как лучше решить вашу задачу существующими методами или, действительно, напишем для вас новый модуль, реализующий необходимые вам функции.

Вы можете связаться с нами любым удобным вам способом: